Sursa foto: Shutterstock.com
Documentele, fie acestea inregistrate in format electronic, fie in format fizic, pe hartie, reprezinta o componenta esentiala a oricarei afaceri. Documentele sunt o forma organizata a fluxului de informatii care intra si iese dintr-o companie, iar gestionarea eficienta a acestora a devenit cu atat mai importanta in ziua de astazi cu cat au crescut amenintarile cu privire la securitatea cibernetica.
Potrivit Asociatiei pentru Managementul Inteligent al Informatiei, in 2020 organizatiile se asteptau ca „volumul de informatii care intra in companii sa creasca de la X la 4,5X in urmatorii doi ani”. Asadar, ne aflam in anul 2022, iar afacerile incearca sa navigheze prin provocarile legate de gestionarea documentelor si sa ramana productive in acelasi timp. Dar cum? Printr-un sistem optimizat de management al documentelor.
Importanta managementului documentelor
In incercarea de a converti un calup foarte mare de documente fizice in fisiere electronice, companiile depun mult efort si pierd mult timp, ceea ce duce la contraproductivitate. In schimb, companiile care aleg sa investeasca intr-o solutie ERP pentru managementul documentelor pot beneficia de numeroase avantaje care au ca rezultat final eficientizarea fluxurilor de lucru si scalarea proceselor critice pentru afaceri.
Implementarea unui astfel de sistem este important pentru ca:
Imbunatateste securitatea
Securitatea documentelor si informatiilor este esentiala pentru ca organizatiile de orice dimensiune sa protejeze datele sensibile cu privire la companie, clienti, angajati si altele necesare. Sistemele electronice pentru managementul documentelor permit un control mai bun asupra informatiilor sensibile, iar accesul la documente poate fi controlat pentru diferite departamente sau utilizatori din companie.
Imbunatateste conformitatea cu reglementarile legale
Cerintele de conformitate pentru anumite documente si informatii pot fi destul de complexe, modificandu-se in timp conform legilor nationale, europene sau universale (de exemplu, GDPR). Neconformitatea cu aceste reglementari poate duce la amenzi, revocarea licentelor pentru desfasurarea unor activitati si, in unele cazuri, raspundere penala.
In acest caz, implementarea unui sistem de gestionare a documentelor reduce riscul de neconformitate.
Imbunatateste colaborarea in companie
Atunci cand ai posibilitatea de a accesa rapid, aproape instantaneu, un continut de informatii, automat colaborarea dintre departamentele din firma este simplificata si mult mai eficienta. Cu un sistem avansat de gestionare a documentelor, informatiile inregistrate din mai multe surse pot fi accesate oricand, de oriunde si de oricine are acces liber.
In acest caz, implementarea unei solutii pentru managementul documentelor ofera o vizibilitate mai mare asupra proceselor de afaceri si poate permite o mai buna monitorizare a fluxurilor de lucru.
Imbunatateste productivitatea
Timpul angajatilor este valoros, iar economisirea timpului pentru anumite sarcini este clar un beneficiu al implementarii unui sistem pentru managementul documentelor care se poate traduce prin cresterea productivitatii.
Securitatea si recuperarea mai rapida si mai eficienta a informatiilor dintr-o companie poate creste energia personalului care nu mai trebuie sa depuna foarte mult efort pentru o sarcina coplesitoare. In acelasi timp, poate creste nivelul de satisfactie al clientilor prin faptul ca acestia vor primi un raspuns mult mai rapid si vor avea mai multa incredere in companie. De asemenea, un sistem avansat de gestionare a documentelor este suficient de scalabil pentru a satisface nevoile in schimbare ale oricarei intreprinderi.
